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Rechnungsvorlagen

Wer als Unternehmer oder Unternehmerin – egal ob Kleingewerbe- oder Vollgewerbetreibende – Rechnungen stellt, der weiß, dass dies sehr häufig Aufwand bedeutet. Lohnt sich aufgrund kleiner Einnahmen beispielsweise keine Investition in Rechnungslegungssoftware und der Rechnungssteller schreibt seine Rechnungen mit Office-Anwendungen, unterlaufen im Alltagsgeschäft immer mal wieder kleine oder große Fehler, die einerseits Folgen beim Finanzamt haben können, andererseits aber auch den Rechnungsempfänger negativ beeindrucken könnten. Um dem Imageverlust und dem zusätzlichen Aufwand von Korrekturen vorzubeugen, können Rechnungsvorlagen eine gute Hilfe sein.

Nachteile der Rechnungsvorlagen
Nachteile haben Rechnungsvorlagen kaum. Bei einer fehlender Konzentration ist es bei Rechnungsvorlagen jedoch möglich, dass nicht alle Angaben abgeändert werden. Gute Rechnungsvorlagen beinhalten allerdings Felder wie beispielsweise das Datumsfeld, die sich selbst aktualisieren oder ihre Daten aus Tabellen ziehen, die man zuvor mit Quelldaten wie beispielsweise Kundenanschriften, Namen und Co angereichert hat.

Vorteile der Rechnungsvorlagen
Die wesentlichen Vorteile der Rechnungsvorlagen sind die Zeitersparnis und die Einheitlichkeit, mit der die Rechnungen nach außen getragen werden. Denn wer nicht ständig neue Rechnungen aufbereiten oder anlegen, sondern lediglich individuelle Daten wie Kundendaten, Datum und Zahlbeträge ändern muss, spart sehr viel Zeit bei der Legung der Rechnungen, die optimalerweise in andere Tätigkeiten investiert werden kann. Aber auch die Einheitlichkeit von Dokumenten wird oft von vielen unterschätzt. Wer jedoch häufiger mit einem Kunden zusammenarbeitet, wird feststellen, dass sich die Rechnungsempfänger an die Optik der Dokumente sowie die Platzierung der Angaben gewöhnen und Nachfragen haben, wenn eine Rechnung plötzlich doch anders aufgebaut ist. Eine Rechnungsvorlage kann also auch das Image des eigenen Unternehmens stärken bzw. auch unterstützen.

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